Objednat předplatné
27.04.2020

Metodika zadávání veřejných zakázek malého rozsahu

(Ministerstvo pro místní rozvoj, Econlab z.s., Oživení o.s., seriál Econlabu o aplikaci metodiky najdete zde)1)

Tato metodika vymezuje doporučené minimální standardy postupů pro naplnění principů transparentnosti a přiměřenosti procesu zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (VZMR). Jejich implementace do interní směrnice zadavatele má zvýšit:

  1. jistotu zadavatele ohledně správnosti vlastních postupů,
  2. srozumitelnost pro externí subjekty, zejména dodavatele a kontrolní orgány,
  3. důvěru v zadavatele ze strany dodavatelů i veřejnosti.

Postupy obsažené v této metodice řeší především samotný proces vedoucí k uzavření smlouvy, nikoliv postup zadavatele při rozhodování, zda a co poptat. Takové rozhodnutí musí provést zadavatel na základě jiných předpisů a vlastní ekonomické úvahy. Z hlediska plnohodnotného naplňování všech principů 3E (efektivnost, účelnost, hospodárnost) v praxi doporučujme využít metodiku Veřejného nakupování ministerstva financí na adrese http://www.mfcr.cz/cs/legislativa/metodiky/2016/metodicky-pokyn-chj-c-3--metodika-verejn-25582.

Způsoby zadání

Zadavatel zadává veřejnou zakázku na základě jednoho z následujících postupů2):

  • přímé zadání (zadavatel přímo uzavírá smlouvu s dodavatelem),
  • uzavřená výzva (zadavatel osloví uzavřený okruh možných dodavatelů a vybere nejvhodnější nabídku),
  • otevřená výzva (zadavatel vhodným způsobem oznámí/uveřejní svůj záměr uzavřít smlouvu neomezenému okruhu možných dodavatelů a vybere nejvhodnější nabídku).

O volbě postupu, kterým bude konkrétní veřejná zakázka zadána, rozhodne zadavatel dle vhodnosti pro poptávaný předmět veřejné zakázky, dle předpokládané hodnoty veřejné zakázky, specifik dotyčného odvětví (např. velikosti a struktury trhu nebo obchodních zvyklostí) či zeměpisné polohy místa plnění veřejné zakázky.

Zadavatel volí postup přiměřeně k předpokládané hodnotě tak, aby co nejvíce naplnil následující principy zadávání veřejné zakázky:
transparentnost,
efektivnost postupu – pokud zadavatel předpokládá, že “otevřenějším” postupem dosáhne výhodnější nabídky,
administrativní náročnost a hospodárnost – administrativní náročnost a náklady na “otevřenější” postup musí být přiměřené možnému užitku z tohoto postupu.

Výše uvedené je obecně možné vyjádřit prostřednictvím stanovení finančních limitů, které v závislosti na předpokládané hodnotě doporučí vhodný postup. Následující limity v Tabulce 1 představují maximální přiměřenou hranici pro dodržení všech principů postupu zadávání veřejných zakázek. Konkrétní nastavení limitů u zadavatele by mělo vycházet ze situace jednotlivých zadavatelů a z uvážení při zadávání jednotlivých veřejných zakázek a dodržování zásad jak dle § 6 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen “ZZVZ”), tak zásad 3E. Zadavatel dále na základě své praxe zváží v případě stavebních prací přiměřený posun jednotlivých finančních limitů pro jednotlivé postupy zadání.

Zadavatel sestaví plán veřejných zakázek a tento plán pravidelně aktualizuje. Na základě sestaveného plánu a s ohledem na již realizované veřejné zakázky stanoví zadavatel předpokládané hodnoty jednotlivých veřejných zakázek, které hodlá zadat. Pro části jedné veřejné zakázky, jež spolu tvoří funkční celek a jež jsou zadávány v časové souvislosti, se předpokládaná hodnota určí jako součet předpokládaných hodnot těchto částí, a to z důvodu, aby ze strany zadavatele nedocházelo k možnému (i nechtěnému) obcházení zákonných limitů (dělení zakázek), kdy by zadavatel jinak musel zadávat veřejnou zakázku v zadávacím řízení podle ZZVZ. Zadavatel pro stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky aplikuje pravidla obsažená v § 16-23 ZZVZ.

postup finanční limit3)
< 50 000 Kč < 250 000 Kč < 1 000 000 Kč < limit pro VZMR
přímé zadání ✔ 2) 1)
uzavřená výzva 1)
otevřená výzva

Tabulka 1 - doporučené finanční limity
✔ Postup možný bez omezení.
Ad 1) Postup možný ve výjimečných situacích, kdy otevřenější postupy nepřinášejí přidanou hodnotu převyšující náklady soutěže, tedy za podmínek popsaných níže.
Ad 2) Jedná se o limit pro bagatelní zakázky, pro které není třeba vypracovávat záměr zakázky podle podmínek popsaných níže.

Průzkum trhu

U zakázek, u nichž zadavateli nepostačuje interní znalost, zadavatel provede průzkum trhu. Prostřednictvím průzkumu trhu zadavatel především zjišťuje v místě a čase obvyklou cenu předmětu veřejné zakázky. Součástí průzkumu trhu může být i získání dodatečných informací pro vymezení předmětu veřejné zakázky (např. dostupná technická řešení umožňující naplnit potřebu definovanou zadavatelem), či nalezení jednoho či více dodavatelů k jednání nebo oslovení výzvou. Průzkum trhu vychází zejména z:

  • rešerše – získání informací s využitím veřejně dostupných nabídek (prostřednictvím cenových katalogů, internetových stránek apod.), případně na základě minulých zakázek s obdobným předmětem zadávaných jinými zadavateli,
  • jednání s dodavateli – získání informací přímo od dodavatelů, a to zejména na základě komunikace s dodavateli či oslovení zadavatele dodavatelem (např. obchodním zástupcem),
  • expertního posudku vyhotoveného např. odborníkem z oboru či administrátorem veřejných zakázek.

Výsledek průzkumu trhu nebo závěr získaný interní znalostí je součástí záměru přímého zadání zakázky odpovídajícího Příloze č. 1 či záměru uzavřené výzvy odpovídajícího Příloze č. 2. V ostatních případech je součástí interní dokumentace zadavatele, pokud to považuje za vhodné.

Přímé zadání

Přímé zadání veřejné zakázky spočívá v přímém uzavření smlouvy s konkrétním dodavatelem.

Použití

Zadavatel použije přímé zadání zakázky tehdy, když jiný postup nepřinese dostatečnou přidanou hodnotu s ohledem na náklady jiného postupu a okolnosti veřejné zakázky. Výběr dodavatele není nijak formalizován, zadavatel ho provede poté, co ověřil přiměřenost ceny a dalších podmínek plnění veřejné zakázky nabízených dodavatelem. Důvodem pro přímé zadání zakázky mohou být zejména skutečnosti, kdy:

  1. se jedná o bagatelní zakázky do 50 000 Kč bez DPH,
  2. se jedná o případy, kdy je zvolená nabídka nejvýhodnější z porovnávaných, nebo rozdíly nabízených cen a kvality plnění jsou minimální,
  3. není možná hospodářská soutěž (z důvodů obdobných v § 63 odst. 3 ZZVZ, zejména ochrana duševního vlastnictví či technická nemožnost soutěže),
  4. se jedná o stav časové tísně a zároveň nelze po zadavateli oprávněně požadovat zorganizování poptávkového řízení,
  5. se jedná o dodatečné dodávky/služby/práce u realizované zakázky,
  6. se jedná o dodavatele předmětu veřejné zakázky s nadstandardním poměrem kvality a ceny prokázaným více ověřenými referencemi včetně vlastní zkušenosti zadavatele,
  7. se jedná o jedinečný produkt či službu, kdy se zadavatel porovnáním nejméně dvou dalších alternativ (existují-li) ujistil, že zvolená cena a forma plnění naplňuje princip hospodárnosti.

Postupy podle bodů e, f, g jsou považovány za přiměřené pouze do limitu 1 000 000 Kč bez DPH. Vůči jednomu dodavateli je během 12 kalendářních měsíců nad tento limit nelze aplikovat opakovaně.

Před provedením přímého zadání zakázky zadavatel zpracuje záměr tohoto zadání, a to alespoň v rozsahu Přílohy č. 1 tohoto dokumentu. Zadavatel není povinen záměr přímého zadání zakázky vypracovávat, pokud se jedná o bagatelní zakázky dle limitu v Tabulce 1.

V případě, že hodnota zakázky přesahuje limit pro výjimečný postup stanovený v Tabulce 1, zadavatel zveřejní zpracovaný záměr na profilu zadavatele včetně informace o oprávněné osobě, která takový postup schválila. Takovou osobou je osoba s přiměřenou politickou odpovědností.

Zároveň v případech, kdy postupem přímého zadání zakázky celkové plnění přímo zadané jednomu dodavateli v posledních 12 měsících přesáhne hranici pro VZMR, je součástí záměru i vysvětlení této skutečnosti s ohledem na možné dělení zakázek.

Příklady uzavírání smlouvy při přímém zadání

Běžný nákup

Toto označení je zvoleno pro nakupování v obchodě, uzavírání smluv o přepravě, o ubytování apod. Dokladem o uzavřené smlouvě a poskytnutí plnění je daňový doklad – faktura, účtenka, jízdenka, letenka, vstupenka apod. Formu uzavírání smluv tohoto charakteru není třeba formalizovat, pokud se jedná o operativní nákupy za relativně nízké ceny, nebo není vůbec možné formalizovat, protože zadavatel je nucen faktickou situací na trhu využít služeb dodavatele včetně přistoupení na podmínky uzavírání smlouvy o poskytování plnění (např. jediná autobusová linka, vstup na konkrétní akci, nákup dálniční známky).

Objednávka – přijetí objednávky

Zadavatel má dostatečnou znalost trhu, předmět plnění je dostatečně definován, jsou specifikovány podmínky plnění nebo je předpokládáno, že plnění bude poskytnuto podle obvyklých podmínek, a zadavatel osloví konkrétního dodavatele.

Zadavatel odešle dodavateli objednávku. Smlouva je uzavřena, pokud zadavatel obdrží přijetí objednávky od dodavatele nebo pokud převezme plnění dodavatele.

Poptávka – jednání s dodavateli - uzavření smlouvy

Zadavatel osloví jednoho či více konkrétních dodavatelů s poptávkou, včetně možnosti předložení variantních nabídek od dodavatele (co do kvality, množství, způsobu plnění apod.). Na základě obdržených nabídek zadavatel buď akceptuje nabídku dodavatele, která je pro něj nejvýhodnější, nebo může s dodavateli jednat za účelem vylepšení předložených nabídek. Zadavatel nemusí předem stanovit kritéria výběru nejvýhodnější nabídky, musí však tento výběr v záměru zdůvodnit. Smlouva je uzavřena, pokud jedna ze stran (zadavatel nebo dodavatel) se zaslaným návrhem souhlasí a doručí projev svého souhlasu druhé smluvní straně.

Uzavřená výzva

Uzavřená výzva spočívá v oslovení určitého počtu vhodných dodavatelů zadavatelem za účelem podání nabídky. Zadavatel nabídky posoudí, vyhodnotí a přijme (akceptuje) nejvýhodnější nabídku.

Výběr vyzvaných dodavatelů

Zadavatel vyzývá k předložení nabídek alespoň 3 dodavatele, které jako vhodné (jsou z oboru a jsou schopni podat relevantní nabídky) identifikoval v rámci průzkumu trhu nebo interní znalostí (součástí průzkumu trhu již mohlo být jednání s dodavateli, o kterém byl proveden záznam).  Zadavatel po zadání zakázky zveřejní informace o oslovených uchazečích a předpokládané hodnotě alespoň v rozsahu Přílohy č. 2 na profilu zadavatele, jestliže se jedná o uzavřenou výzvu přesahující limit 1 000 000 Kč bez DPH. Zadavatel vyzývá k účasti dodavatele tak, aby zajistil dostatečnou konkurenci. Zadavatel zajišťuje občasnou rotaci oslovených dodavatelů. Zadavatel při vyzývání může zohlednit i své minulé zkušenosti s dodavatelem či dodavatelovu ekonomickou situaci.

Použití

Poté, co zadavatel provede výběr vyzvaných dodavatelů, postupuje přiměřeně dle pravidel pro otevřenou výzvu.

Otevřená výzva

Otevřená výzva spočívá v oslovení neomezeného okruhu dodavatelů s výzvou k podání nabídky. Vedle uveřejnění výzvy lze oslovit i konkrétní dodavatele, přičemž se doporučuje oslovit alespoň 5 dodavatelů, pokud je zadavateli takový počet v oboru znám. Smlouva bude uzavřena s tím, kdo podá nabídku v dané lhůtě, splní podmínky vymezené ve výzvě a jehož nabídka bude vyhodnocena jako nejvýhodnější. Lze si vyhradit i možnost o nabídkách jednat.

Výzva se uveřejní vhodným způsobem, a to na profilu zadavatele a dále např. na webových stránkách obce – na úřední desce, v místním tisku, na elektronickém nástroji, na webových stránkách poskytovatele dotace apod.

Výzva k předložení nabídek

Zadavatel ve výzvě specifikuje:

  • předmět veřejné zakázky nebo potřebu zadavatele, která má být prostřednictvím veřejné zakázky naplněna, včetně podmínek poskytování,
  • identifikaci zadavatele,
  • název veřejné zakázky,
  • způsob zpracování nabídkové ceny,
  • způsob výběru nejvýhodnější nabídky,
  • případné požadavky na kvalifikaci,
  • lhůtu a formu (v případě listinných nabídek i místo) podání nabídek,
  • identifikaci dodavatelů, se kterými zadavatel jednal v rámci průzkumu trhu,
  • další relevantní informace či požadavky zadavatele.

Pokud není zadavatel obcí, která nevykonává rozšířenou působnost, příspěvkovou organizací touto obcí zřízenou nebo právnickou osobou, v níž má taková obec sama nebo s jinými takovými obcemi většinovou účast, doporučuje se u otevřené výzvy uveřejnit data v podobě strukturovaných dat4)  CPV kód předmětu zakázky a lhůtu pro podání nabídek, a to současně s uveřejněním výzvy.

Výzva dále může obsahovat pravidla poptávkového řízení (pokud je již zadavatel nemá obsažené v samostatném veřejně dostupném dokumentu, např. v soutěžním řádu), a to:

  • možnost vyjednávat s dodavateli o podmínkách plnění,
  • že jednání může probíhat ve více kolech apod., při stanovení pravidel lze analogicky využít a aplikovat některá ustanovení ZZVZ,
  • že způsob podání nabídek může být stanoven formou listinné podoby, prostřednictvím elektronického nástroje nebo e-tržiště (za dodržení zásad dle § 6 ZZVZ),
  • pravidla pro otevírání nabídek, např. neveřejné otevření nabídek komisí nebo veřejné otevírání listinných obálek před zástupci uchazečů,
  • že údaj o nabídkové ceně se podává v odděleném dokumentu či obálce, která se otevírá až po kvalitativním vyhodnocení nabídek apod.

Proces před otevřením nabídek

Odpovědi na dotazy dodavatelů, případně dodatečné informace k výzvě uveřejní zadavatel na profilu zadavatele nebo je poskytne obdobným způsobem, jakým poskytl výzvu.

Vyhodnocení podaných nabídek

Zadavatel zvolí způsob podání nabídek a jejich otevírání úměrně k předpokládané hodnotě veřejné zakázky, administrativní náročnosti postupu i legitimnímu očekávání účastníků poptávkového řízení. Pro zajištění transparentní soutěže zadavatel přiměřeně eviduje všechny kroky spojené s otevřením nabídek a jejich vyhodnocením, např. prostřednictvím elektronického nástroje či listinných dokumentů. Do poptávkového řízení nelze zahrnout nabídku předloženou po lhůtě pro podání nabídek.

Zadavatel po otevření nabídek postupuje tak, aby v souladu s předem stanovenými pravidly poptávkového řízení vybral nejvýhodnější nabídku. Při tom dodržuje pravidla transparentnosti a hospodárnosti procesu, zadavatel sám volí pořadí jednotlivých úkonů vedoucích k výběru nabídky. Zadavatel nesmí vyloučit nabídku jen z důvodu nedodržení formálních náležitostí nabídky. Zadavatel může pro otevírání nabídek, pro posouzení kvalifikace, pro posouzení nabídek a/nebo pro hodnocení nabídek pověřit osobu nebo ustanovit komisi, které svěří všechny tyto úkony nebo jen některé z nich.

Zadavatel může uchazeče vyzvat k objasnění nebo doplnění nabídek, pokud objasněním nebo doplněním není dotčena celková nabídková cena nebo jiné kritérium hodnocení nabídek.

Zadavatel rozhodne o výběru nejvýhodnější nabídky. Na profilu zadavatele uveřejní informaci o výběru, která obsahuje zejména zdůvodnění výběru konkrétní nabídky, identifikaci vybraného dodavatele a nabídkové ceny a identifikaci osoby odpovědné/osob odpovědných za výběr. Zadavatel vhodným způsobem bez zbytečného odkladu informuje všechny dodavatele, kteří podali nabídku, například formou notifikace profilu zadavatele.

Výhrady k poptávkovému řízení

Kterýkoli dodavatel má právo podat proti úkonům zadavatele v otevřené a uzavřené výzvě výhrady, a to nejpozději do 3 pracovních dnů od doručení či zveřejnění úkonu zadavatele, proti kterému výhrada směřuje.

Poučení o možnosti podat výhradu musí být součástí výzvy a v informaci o výběru nejvýhodnější nabídky.

V případě, kdy zadavatel výhradě nevyhověl, odešle zadavatel uchazeči, který podal výhradu, nejpozději do 10 pracovních dnů od doručení výhrady písemné vyrozumění o výhradě s uvedením odůvodnění. V případě vyhovění výhradě se ve vyrozumění o výhradě uvede způsob nápravy a odešle se všem účastníkům, kteří podali nabídky nebo byli zadavatelem osloveni.

Vyrozumění o výhradě vypracovává osoba odpovědná za zadání zakázky a schvaluje osoba jí nadřízená s přiměřenou politickou odpovědností, případně komise k tomuto účelu sestavená. Schvalující osoby jsou ve vyrozumění uvedeny.

Uveřejňování

Zadavatel vhodným způsobem uveřejní směrnici implementující tuto metodiku. Zadavatel do 30 pracovních dnů od uzavření smlouvy u každé veřejné zakázky nad 250 000 Kč bez DPH5)  uveřejní na profilu zadavatele v podobě strukturovaných (doporučuje se) dat následující informace:

  • seznam dodavatelů, kteří podali nabídku, včetně nabídkových cen,
  • identifikaci vybraného dodavatele,
  • výzvu (pokud byla vyhotovena),
  • postup (přímé zadání včetně důvodu, uzavřená výzva, otevřená výzva),
  • odkaz na smlouvu do registru smluv (není-li v registru, pak samotnou smlouvu).

Doporučení uveřejňovat informace v podobě strukturovaných dat se nevztahuje na zadavatele, který je obcí, která nevykonává rozšířenou působnost, příspěvkovou organizací touto obcí zřízenou nebo právnickou osobou, v níž má taková obec sama nebo s jinými takovými obcemi většinovou účast.

Všechny dokumenty a informace, které byly uveřejněny na profilu zadavatele, musí být bezplatně veřejně přístupné nepřetržitě po dobu nejméně 2 let od jejich uveřejnění.

Přílohy:

Příloha 1 - Metodika zadávání veřejných zakázek malého rozsahuPříloha 2 - Metodika zadávání veřejných zakázek malého rozsahu

Dokument ke  stažení:

DOCX: Metodika-zadavani-verejnych-zakazek-maleho-rozsahu.docx
PDF: Metodika-zadavani-verejnych-zakazek-maleho-rozsahu.pdf

Poznámky pod čarou:

1) Na přípravě této metodiky se podíleli zástupci neziskových organizací Econlab z.s. a Oživení o.s.
2) Jde pouze o typová označení jednotlivých postupů. Ve vnitřní směrnici je možné takových typů postupů popsat více, případně je možné subsidiárně použít zákon o zadávání veřejných zakázek.
3) Všechny částky bez daně z přidané hodnoty.
4) Tj. jako samostatný údaj (nikoliv přiložený dokument) ve smyslu § 18 odst. 5 vyhlášky č. 168/2016 Sb.
5) Odpovídá nabídkové ceně vybraného dodavatele.